En application du IV de l’article R561-31 du Code monétaire et financier, la déclaration de soupçon est accompagnée, le cas échéant, de toute pièce utile à son exploitation par Tracfin.
Les « Lignes directrices conjointes du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables et de Tracfin sur la déclaration de soupçon » précisent qu’il peut s’agir de copies « des factures (de charges ou de produits), des contrats de toute nature, des relevés de banque ou de comptes, des courriers ou extraits de courriers, des notes internes, des feuilles d’analyse établies par le professionnel de l’expertise comptable dans le cadre de sa mission, des procès-verbaux de délibération des organes de la société cliente ou adhérente ou de sociétés liées, etc (la liste n’est pas limitative). »
Dans un document intitulé « Mode d’emploi de la déclaration au titre du code monétaire et financier », Tracfin recommande en outre de joindre les copies des pièces d’identité des personnes physiques, des statuts des personnes morales et du mandat du représentant légal.
En application de l’article L561-26 du CMF, Tracfin peut demander que les pièces conservées conformément au II de l'article L561-10-2 et de l’article L561-12 du CMF lui soient communiquées quel que soit le support utilisé pour leur conservation et dans les délais qu'il fixe.
Ce droit de communication peut être exercé par Tracfin dans le but de reconstituer l'ensemble des transactions faites par une personne physique ou morale liées à une opération ayant fait l’objet :
- d’une déclaration de soupçon établie par le professionnel ;
- d’une information reçue d’un ordre professionnel ou d’une autorité de contrôle en cas de découverte de ladite opération dans l’accomplissement de sa mission (le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables pour les experts-comptables, et les personnes réalisant les contrôles et inspections prévus aux articles L821-7 et L821-8 du Code de commerce pour les commissaires aux comptes) ;
- d’une information reçue d’une administration publique, d’une collectivité territoriale, d’un établissement public ou toute personne chargée d’une mission de
service public.
Les pièces visées par le droit de communication de Tracfin sont :
- Les documents relatifs à l'identité des clients habituels ou occasionnels que les professionnels assujettis doivent conserver pendant cinq ans à compter de la cessation de leurs relations ;
- les documents relatifs aux opérations faites par ces clients, ainsi que les documents consignant les caractéristiques des opérations mentionnées au II de l'article L561-10-2 (opérations particulièrement complexes ou d'un montant inhabituellement élevé ou ne paraissant pas avoir de justification économique ou d'objet licite), que les professionnels assujettis doivent conserver, dans la limite de leurs attributions, pendant cinq ans à compter de leur exécution.
Il peut s’agir par conséquent :
- des documents collectés dans le cadre de la procédure d’identification ;
- des notes justifiant les travaux relatifs à une opération ayant fait l’objet d’une déclaration de soupçon, ou relatifs à une opération mentionnée au II de l’article L561-10-2 du CMF qui n’a pas fait l’objet d’une déclaration de soupçon ;
- de la copie des pièces justificatives de ces opérations (factures clients, factures fournisseurs, documents bancaires…), si elles existent ;
- de la copie des pièces justificatives collectées dans le cadre des diligences inhérentes à la mission réalisée par le professionnel ;
du grand-livre et des journaux comptables dans le cadre d’une mission de tenue…
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